Poate nu știați, dar toate societățile comerciale, instituțiile publice, chiar și asociațiile, au obligația de a păstra un anumit număr de ani documentele pe care le emit, în special cele legate de contabilitate și salarii. În România, organizarea și gestionarea documentelor cu valoare arhivistică sunt reglementate de Legea arhivelor naționale, cunoscută sub denumirea de Legea nr. 16/1996, în timp ce Legea Contabilității nr. 82/1991 stabilește termenele de păstrare. De exemplu, termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani (cum ar fi cazul facturilor), cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar. Alte documente se păstrează, de pildă, doar 5 ani. Arhivarea presupune păstrarea actelor în original pentru o perioadă lungă de timp cu scopul de a face dovada operațiunilor efectuate în trecut. În Făgăraș există o singură firmă care are dreptul să facă arhivarea documentelor. Se numește CenArhis și îi aparține Magdei Cențiu, o făgărășeancă tânără, care a urmat cursuri de profil cu câțiva ani în urmă pentru a putea face acest lucru.

Cristina Cornilă: Cum s-a nascut CenArhis?

Magda Cențiu: Prima interactiune cu domeniul arhivarii am avut-o dupa terminarea Facultatii de Drept. Matusa mea administra o astfel de societate la Timisoara, iar din vorba in vorba mi-a starnit curiozitatea cum o simpla hartie poate avea o importanta foarte mare peste mult timp. Am inceput sa aprofundez domeniul, am citit legile si reglementarile din domeniu, iar, daca tot aveam sansa sa vad si real cum se desfasoară o astfel de activitate, am fost intr-o „vizita de lucru” la Timisoara. Am petrecut acolo cateva saptamani lucrand, pana am simtit ca stapanesc bine domeniul managementului de documente si intoarsa in Fagaras, am pus bazele unei mici  intreprinderi individuale pe aceea vreme. Din cauza unei alergii provenite de la praful de pe documentele vechi, care mi-a afectat sanatatea pe o perioada de cativa ani, am fost nevoita sa iau o pauza de la acest domeniu. Insa pentru ca „prima dragoste nu se uita niciodata”, anul acesta m-am reintors in bransa. Am invatat ca utilizarea mastilor de protectie se poarta si in afara pandemiilor, asa ca m-am echipat corespunzator si am pornit spre rafturile cu  documente.

Cristina Cornilă: De ce societate de arhivare documente?

Magda Cențiu: Arhivarea documentelor este o activitate reglementată de Legea Arhivelor Naționale. Orice organizație trebuie să asigure evidența documentelor proprii, constituirea dosarelor, inventarierea dosarelor, predarea la compartimentul Arhivă, intocmirea nomenclatorului si pregatirea procesului de casatie pentru documentele iesite din termenul de pastrare. Legile prevăd o serie de reguli care trebuie respectate întocmai. Fiind un proces foarte complex, este indicat sa se lucreze cu o firmă de arhivare care cunoaște toate reglementările în vigoare și toate procedurile din domeniul arhivisticii, iar eu am incercat sa acopar aceasta nevoie, mai ales ca in jurul Fagarasului nu mai exista o astfel de societate.

Cristina Cornilă: Pe scurt, ce presupune procedura arhivistică?

Magda Cențiu: Arhivarea documentelor nu înseamnă doar împachetarea acestora în dosare și cutii. Acesta este doar unul dintre pașii unui proces de arhivare fizică, alături de sortare, fondare, ordonare ș selecționare. La baza acestor procedee stă nomenclatorul arhivistic, care stabilește tipul documentelor și termenul de păstrare a acestora. Cel mai important pas este întocmirea nomenclatorului arhivistic. Este documentul care stă la baza organizarii fondului arhivistic, constituit pe structura organigramei interne. El cuprinde și prezintă structurat, genul documentelor la nivel departamental si termenele de pastrare ale fiecarui gen de document in parte. De asemenea, o atenție importantă este acordată și procesului de ordonare a arhivei: sortarea documentelor pe ani și compartimente, iar în cadrul acestora, pe probleme, structural, cronologic, alfabetic și analiza conținutului dosarelor, stabilirea indicativului după nomenclator și a termenului de păstrare. Urmează apoi constituirea unităților arhivistice ordonarea și gruparea documentelor în dosare, conform criteriilor legale și certificarea filelor din dosare (numerotarea documentelor). Inscripționarea dosarelor, cu înscrisurile necesare identificării documentelor, sigilarea (parafarea) unităților arhivistice, inventarierea fondului arhivistic – în format fizic (registru inventar de depozit și registru de evidență curentă) și în format electronic (CD / DVD), selecționarea documentelor cu termene de păstrare expirate și întocmirea documentației legale privind evidența documentelor ce vor fi casate. Ordonarea arhivei finale pe rafturi în depozit este pasul final încadrul acestui amplu proces de arhivare.

Cristina Cornilă: Cine are nevoie de servicii de arhivare si de ce?

Magda Cențiu: Ca un raspuns general, toti cei care genereaza documente. Daca ar fi sa clasific, as spune: firme active, institutii publice si, de asemenea, firme care intra in faliment.

Cristina Cornilă: Administrezi în paralel si alt business, un atelier de broderie computerizată. Ce strategii folosești pentru a menține un echilibru între viața personală și gestionarea afacerilor?

Magda Cențiu: În materie de timp (cantitativ), sunt mai mult la munca, in materie de calitate, familia câștigă. Desi am un program de lucru foarte lung, incep in jur de ora 8-9 dimineata si termin seara, niciodata mai devreme de ora 20.00, in momentele cand sunt cu familia, ma deconectez total de la ceea ce inseamna munca sau telefon. Sunt o norocoasa, pot spune, deoarece ai mei ma sustin, ma inteleg si ma si ajuta la gestionarea unor sarcini.

De asemenea, am  un atuu: sunt foarte organizata, astfel incat la finalul zilei pot sa imi bifez ca realizate toate task-urile propuse si sa consider ca ziua a fost productiva. Dimineata stiu exact ce am de facut in ziua respectiva, la ce ora si cu aproximatie cat timp mi-ar lua fiecare treaba. Iar daca pe parcurs se intampla diverse situatii neprevazute, am capacitatea sa ma „recalibrez” rapid din mers, sa spun asa.

Si, daca tot suntem in epoca digitalizarii, incerc sa ma folosesc cat mai mult de tehnologie. Folosesc asistenti virtuali bazati pe AI, care ma ajuta sa imi notez sarcinile cotidiene, imi ofera remindere sau ma ajuta la diverse sarcini administrative.

Cristina Cornilă: Cum ai reușit să îți dezvolți abilitățile în domenii atat de diferite, de la domeniu tech – arhivare de documente la industria creativă – broderie computerizata sau chiar politică?

Magda Cențiu: Sunt o fire autodidacta, dar si curioasa. Intotdeauna, cand doresc sa incep un proiect nou, studiez tot ce se poate studia in domeniul respectiv: de la mod de lucru, la modele de bune practici si la  legislatie in vigoare.

Cristina Cornilă: Un mesaj pentru firmele sau instituțiile care nu s-au gândit încă să apeleze la serviciile unei firme de arhivare?

Magda Cențiu: Să lase profesioniștii să se ocupe de arhivarea documentelor, astfel încât întreaga echipă să se concentreze doar pe creșterea business-ului.

Cristina Cornilă: Îți mulțumesc!